アパートやマンションの賃貸借契約書を紛失してしてしまうと、何か困ったことはあるのでしょうか。
また、契約書の再発行はできるのでしょうか。
この記事では、アパートやマンションの賃貸借契約書の紛失に伴う疑問を解決していきます。
賃貸借契約書と重要事項説明書の違い
アパートやマンションを契約する際、「賃貸借契約書」と「重要事項説明書」の2種類の書面を目にすることと思います。
まずは、その2種類の書類の違いについてお話しいたします。
賃貸借契約書はその名のとおり、アパートやマンションを借りる際に、貸主と取り交わす契約書のことです。
賃貸借契約書には、借主と貸主それぞれの権利や義務について記載されています。
賃貸借契約書には退去時の原状回復のことなど、大切なことが書かれていますので、必ずすべてに目を通してから契約に進む必要があります。
重要事項説明書は、不動産会社を経由して賃貸契約を締結する際に、契約書の内容についての確認をするための書類のことです。
賃貸契約の際、不動産会社はこの書面に沿って当該賃貸物件の重要事項について説明する義務があるのです。
これらのことから、賃貸借契約書はより重要な書類です。
そのような重要な書類である賃貸借契約書を紛失してしまうと、いったいどのようなことに困るのでしょうか。
賃貸借契約書を紛失するとどんなことに困る？
重要書類である賃貸借契約書を紛失してしまうと、どのようなことに困るのでしょうか。
一番心配なことは、「契約が無効になってしまう」ということではないでしょうか。
しかし、契約書を紛失したということで、契約自体が無効になることはありません。
また、退去時には契約書が必要なのではと思いがちですが、そのようなこともありません。
退去時には、契約書の提示や返却は必要ないとされているからです。
しかしながら、契約書を紛失することで多少なりとも困ることがあります。
まず、「賃貸契約の期間」の確認についてです。
契約書には、賃貸契約の期間の記載があります。
そのため、契約書を紛失してしまうことでいつまでの契約か確認することができず、退去の連絡のタイミングが遅くて違約金がかかってしまうケースもあるのです。
賃貸借契約書の紛失に伴うトラブル
賃貸借契約書を紛失することで、設備や備品の修繕についてトラブルが起きるケースもあります。
契約書には、物件の設備や備品に関わることの記載もあります。
万が一、借主の過失で物件の設備や備品などを壊してしまうと、借主負担で修繕しなくてはなりません。
しかし、経年劣化によるものなどは貸主が修繕することになっています。
ただし、前の借主が残していった備品などの場合は、貸主側には修繕義務はないとされているのです。
契約書を紛失してしまうと、どの設備や備品の修繕が借主側で行うかが分からなくなってしまい、のちにその件で貸主側とトラブルになってしまうことも否定できません。
また、契約書にはペット飼育のことについても記載があります。
契約書を紛失すると、やはりその内容について詳細が分かりません。
物件によっては、熱帯魚などの飼育を認めていないところもあります。
禁止されているのに勝手に飼育してしまうと、貸主側とトラブルに発展することがあるので注意が必要です。
賃貸借契約書を紛失したら再発行してもらえる？
賃貸借契約書を紛失してしまっても、契約自体が無効になることはありません。
しかし、先述したようなトラブルが起こってしまう可能性もあるのです。
それでは、紛失してしまった賃貸借契約書の再発行はしてもらえるのでしょうか？
結論から申し上げると、それは難しいでしょう。
賃貸借契約書を再発行するとなると、契約の日付がもともとの賃貸借契約書と異なります。
同じようにサインなどをしたとしても、もとの賃貸借契約書とは「違う」書類となってしまうため、再発行は事実上できないのです。
賃貸借契約書の取り交わしの際は、貸主・借主のどちらも同内容の契約書を1部ずつ受け取るのが一般的です。
ですから、お願いをすれば貸主が持っている賃貸借契約書をコピーしてもらうということは可能かと思います。
ただし、賃貸借契約書のコピーは本人確認がしっかりと取れないとしてもらえません。
コピーをお願いする場合は、運転免許証などの本人確認ができる公的な書類を持参する必要があるでしょう。
また、その際には手数料がかかることもありますのでご注意ください。
貸主も賃貸借契約書を紛失していたらどうする？
場合によっては、貸主も賃貸借契約書を紛失していることがあります。
そうなると、コピーをもらうことができないどころか、契約がどのような内容だったか確認することも難しくなります。
そのような場合は、いったいどうしたらいいのでしょうか。
貸主と借主の仲介を行う不動産会社では、賃貸借契約書のコピーを保管しています。
ですから、仲介業者である不動産会社に問い合わせをしてみましょう。
ただし、宅地建物取引業法ではそれらの書類の保管義務は5年間となっています。
つまり、5年以上暮らしている物件の場合は賃貸借契約書のコピーがもう保管されていない可能性もあるということなのです。
しかし、直近にもしも賃貸契約の更新が行われている場合、その書類は保管されているかと思いますので、そのコピーはお願いできることでしょう。
こちらもまた、運転免許証などの本人確認ができるものや手数料が必要になる可能性があるので、覚えておくようにしましょう。
退去時に必要な「退去届」は契約書に綴じられている！？
アパートやマンションを退去する場合、一般的に「退去届」の提出が必要になります。
その退去届ですが、賃貸借契約書に綴じられていることが多いのです。
しかし、賃貸借契約書を紛失してしまっている場合はどうしたらいいのでしょうか。
その場合は、管理会社（不動産会社）に連絡をしてみましょう。
そうすると、退去届を郵送してもらえるかと思います。
または、直接受け取りに伺うことになるかもしれません。
もしくは、自分自身で作成しても大丈夫ですが、その場合はどのようなことを記載するのかしっかりと聞いておきましょう。
基本的には、アパートやマンション名、部屋番号、借主の住所氏名、解約日、退去立ち会いの希望日、転居先や銀行口座等でしょう。
銀行口座を記載する理由は、敷金などの返還のためです。
また、退去立ち会い日に関しては管理会社の都合によって、希望通りになるとは限りませんのでご注意ください。
さらには、一般的には退去連絡をするタイミングは1か月前であることが多いですが、契約によってはが2か月前であるケースもあります。
ですから、退去が分かっているのであれば、なるべく早めに契約予告の期間を聞いておくことをおすすめします。
賃貸借契約書は大切に保管しよう
賃貸借契約書には、賃貸における重要なことがらが記載されています。
賃貸借契約書を万が一紛失してしまったら、再発行はできないものの、コピーはもらえることが多いかと思います。
いずれにせよ、賃貸借契約書は重要な書類ですから、できるだけ紛失することのないように大切に保管しましょう。
