不動産登記申請時に添付する「住所証明書」に期限はある?

不動産登記を申請する際は、さまざまな書類を用意しますよね。

どの登記を申請するかでも必要な書類は違ってきますが、添付する書類のひとつに「住所証明書」が含まれることもあります。

ではこの住所証明書とはどんな書類で、どの登記を申請する際に必要なのでしょうか。

また、発行日からの期限はあるのでしょうか。

この記事でご説明していきます。

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不動産登記で添付することもある「住所証明書」

不動産登記を申請する際、管轄の法務局にさまざま書類を添付します。

その添付する書類のひとつには、「住所証明書」というものが挙げられます。

ではこの住所証明書とはどのような書類なのでしょうか。

これは、対象の不動産の所有者もしくは登記権利者の住所を証明するための書類といわれています。

なぜこの書類を不動産登記時に添付しなければならないかというと、「実際には存在しない人の名義で、登記申請がされることを防ぐため」のようです。

また、不動産登記の中でも所有権移転登記の場合には、登記記録に新しい不動産所有者の住所や氏名を記録することになります。

それを行うために、住所証明書を添付することとされています。

所有権移転登記をはじめ、不動産登記にはさまざまな種類があります。

その種類によって住所証明書を添付しなければならないこともあれば、添付不要ということもあります。

ではどの登記に住所証明書の添付が必要になるかを、次の項でご説明していきましょう。

後ほど、住所証明書はどこで取得するのか、また有効期限はあるのかについてもお話しします。

住所証明書を添付する不動産登記の種類

不動産登記にはさまざまな種類がありますが、どの登記を申請する際に、住所証明書の添付が必要となるのでしょうか。

住所証明書を添付しなければならない登記は、不動産登記令別表にも記載がされていて、

・土地の表題登記

・建物の表題登記

・建物合体登記

・所有権保存登記

・所有権移転登記

・表題部所有者の変更登記、更正登記(氏名、名称、住所)

・登記名義人の変更登記、更正登記(氏名、名称、住所)

といった登記などが挙げられます。

反対に、

・分筆登記

・合筆登記

・抵当権設定登記

などでは、住所証明書の添付は不要とされていますので、行う不動産登記に住所証明書が必要かどうかは、事前に確認しておくと良いでしょう。

では実際に添付が必要となった場合、住所証明書はどこで取得すればいいのでしょうか。

また、住所証明書に有効期限などはあるのでしょうか。

次の項でお話しします。

登記時に添付する住所証明書はどこで取得する?期限はあるの?

建物表題登記や所有権保存登記などを登記申請する場合には、住所証明書の添付が必要です。

では、この住所証明書はどこで取得するのでしょうか。

それは各市町村の役所で取得します。

多くの場合、「申請書」「本人確認書類」「手数料(300円)」「認印」を持参し、交付を受けることになるでしょう。

また、下記の3つの書類のどれかでも住所証明書とすることが可能です。

・住民票の写し

住民票をコピーしたものではありませんのでご注意ください。

・戸籍の附票

これは、戸籍に記載された人の住所異動の履歴を記録したものです。

注意点としましては、本籍地の役所でしか交付はしてもらえないことです。

・印鑑証明書

役所で実印を登録している場合、印鑑証明書を取得することができ、住所証明の書類とすることができます。

上記の3つのどれかを用意すればいいのですが、気になるのは有効期限ではないでしょうか。

よく「発行日から3か月以内のもの」とする書類もありますから、これらにも期限があるかと思うことでしょう。

しかし、ほとんどの場合、有効期限はないとされています。

半年以上前の住民票の写しでも問題はないそうです。

ただし、印鑑証明書の場合は期限を定めていることもありますので、申請前に確認しておきましょう。

法人の場合は別の住所証明書が必要!期限は?

前の項でお話しした内容は、不動産登記を個人で行う場合です。

しかし不動産登記を行うのは、個人だけとは限らず法人の場合もありますよね。

法人の場合も上記でご説明したとおり、住所証明書が必要な登記の場合は、住所証明書を用意することになります。

ただし法人の場合は、住民票の写しなどではなく、別の書類を用意します。

何の書類かというと、「商業法人登記の登記事項証明書」です。

こちらも発行日からの期限が定められているわけではありませんが、専門家に依頼する場合は「3か月以内のもの」と指定されることもありますので確認しておきましょう。

ところが、住所証明書の添付が必要な不動産登記でも、場合によっては住所証明書の添付を省略できることもあるようです。

これについては次項でご説明していきます。

住所証明書の添付を省略できることも!

不動産登記時に必要になることもある住所証明書についてお話をしてきましたが、住所証明書の添付を省略できるケースもあるようです。

法務局の窓口で登記申請をする際は、登記申請書を記入することになります。

その申請書の欄に「権利者」という部分があり、その権利者の住所のあとには、「住民票コード」を記入する欄があるかと思います。

その欄に、住民基本台帳法に規定する住民票コードを記載すれば、住所証明書の添付を省略することができるとされています。

そのため、住民票コードを記載できるようであれば、記載しておくと住所証明書の添付をしなくても良いのです。

また、法人の場合でも、その法人が登記されている管轄の法務局に不動産登記の申請をした場合、住所証明書の添付が省略可能です(一部の法務局を除く)。

さらに、登記申請は窓口での申請以外の方法でも可能で、特にオンライン申請の場合は住所証明書を添付しなくても良いことがあります。

それついては次の項でお話をし、期限についても触れていきましょう。

オンライン申請の場合は電子証明書でOK!期限に注意しよう

ここまでは、法務局の窓口で書面申請した場合についてのお話でした。

しかし、不動産登記の申請は、法務局の窓口でなくても可能です。

近年ではオンラインでの登記申請も増えつつあります。

そのオンライン申請の際に、あるものを送信すると、住所証明書の代わりとなり、別途で住所証明書を法務局に提出することもないそうです。

そのあるものとは、「電子証明書」というものです。

これは、電子認証制度における電子的な身分証明書の役割をするものをいいます。

電子証明書は認証局よりICカードに格納されて発行され、印鑑証明書に相当するものとされています。

そのため、これをオンラインで登記申請する際に送信すれば、住所を証することができるというわけですが、注意しなければいけないことがあります。

それは電子証明書の有効期限です。

有効期限が切れていれば証明書の役割もできませんから、期限をよく確認してから送信するようにしましょう。

住所証明書を添付する場合は期限の確認はしておこう!

不動産登記にはさまざまな種類があり、どの登記を行うかで住所証明書の添付が必要か不要かで分かれます。

必要な場合は、各市区町村の役所で取得することが可能ですが、添付を省略することもでき、個人で申請する場合は住民基本台帳法に規定する住民票コードを登記申請書に記載すればOKです。

もし添付する場合は基本的に期限はありませんが、印鑑証明書などの場合は期限が定められていることもありますので、申請前に確認しておくことを忘れずにしましょう。