「登記供託オンライン申請システム」とは、自宅やオフィスなどから、簡単にオンラインで申請や請求を行えるシステムのことです。
司法書士の方にとっては、公文書に関しても、オンラインで自宅やオフィスで受け取ることができるので、大変便利です。
また、書面で申請や請求を行った場合よりも、手数料が少なくて済むので経費節減にも繋がります。
今回は、この「登記供託オンライン申請システム」について、添付書類の扱いなどをご紹介しましょう。
登記事項証明書などの請求はオンライン申請が便利
土地や建物の登記をはじめ、会社の法人登記手続きなどは、通常、登記所かあるいは法務局証明サービスセンターの窓口か郵送で交付請求をします。
しかし、もっと便利なのが、インターネットを利用した「オンライン申請」です。
自宅やオフィスから、オンラインで登記に必要な証明書を申請できるのです。
申請した証明書は、郵送で自宅やオフィスに届くようにするか、近くの登記所や法務局証明サービスセンターで受け取れます。
【オンライン申請のメリット】
・手数料が安い
窓口で交付した場合、手数料が600円掛かります。
しかし、オンライン申請をした場合、郵送で受け取るときの手数料は500円、最寄りの登記所や法務局証明サービスセンターで受け取るときの手数料は480円とかなりお得になります。
また、手数料はインターネットバンキングやPay-easyに対応したATMでも支払えるので、収入印紙などを用意する必要はありません、
・受付時間が長い
登記所の窓口は8時30～17時15分までですが、オンライン申請ですと8時30分～21時まで行うことができます。
ただし、17時15分以降に請求された場合は、翌営業日の8時30分以降に受付となります。
では、オンライン申請した場合、これまで必要だった添付書類はどうなるのでしょうか。
「登記・供託オンライン申請システム」の申し込みと添付書類
まずは、オンライン申請、正式には「登記・供託オンライン申請システム」を利用するには、どのようにしたら良いか見ていきましょう。
①電子証明書の申込み
②オンライン申請システムに登録
③申請用ソフトをインストール
④ネットバンキングに登録
以上のような流れになります。
【電子証明書の申込み】
電子証明書が交付されるまでには数ケ月掛かるので、それを考慮して申し込みましょう。
司法書士電子証明書を取得するには、仮申し込みと本申し込みの手続きが必要です。
日本司法書士会連合会のサイトの「仮申込フォーム」から仮申込みを行うと、本人限定受取郵便で「利用申込書」が届きます。
利用申込書が手元に届いたら、内容をよく確認し、必要事項を記入します。
そして、「利用申込書」「住民票」「印鑑証明書」などの必要書類を添付して、申し込みを行います。
その後、本人限定受取郵便で「司法書士電子証明書取得書類一式」が送られてくるので、必要なものをダウンロードし、「マニュアル」に従って、司法書士電子証明書の取得を行いましょう。
取得した司法書士電子証明書の内容に間違いがなければ、受領書を送信して完了となります。
「登記・供託オンライン申請システム」への登録
【オンライン申請システムに登録】
次に、「登記・供託オンライン申請システム」へ専用のホームページから登録を行います。
登録に関しては添付する書類はありません。
登記・供託オンライン申請システムを利用するには、利用する申請者の個人情報やパスワード、IDなどを登録する必要があります。
「登記・供託オンライン申請システム」サイトを開き、「申請者情報登録」から必要事項を入力していきます。
このとき注意したいのが、パスワードです。
パスワードは、アルファベットだけ、数字だけではなく、必ずアルファベットと数字を組み合わせましょう。
そうしないと、登録を受け付けてもらえません。
また、パスワードは毎年変更することになっていて、登録後1年が経つ頃にパスワードを変更するようお知らせがあります。
入力がすべて済むと、「認証情報」がメールが送られてくるので、その認証情報を入力すると登録が完了します。
このようにして、登記・供託オンライン申請に登録すると、オンライン申請だけでなく、必要な資料の閲覧もできるようになります。
申請用総合ソフトをインストール
司法書士電子証明書を取得し、登記・供託オンライン申請システムへの登録が済んだら、次へ進みましょう。
【申請用ソフトをインストール】
登記・供託オンライン申請システムへの登録が済んだら、申請用総合ソフトをインストールしましょう。
「登記・供託オンライン申請システム」サイトへ行き、「ダウンロード」をクリック、「申請用総合ソフト」を選んで、画面に従ってインストールします。
【ネットバンクに登録】
ネットバンキングを必ず利用する必要はありませんが、少しでも手間を省きたいと考えるのであれば、ネットバンキングへの登録をおすすめします。
ほとんどの銀行でネットバンキングは可能なので、今使っている銀行のネットバンキングを利用すれば簡単です。
登録の仕方は、銀行によって違いますが、ネットから簡単に登録することができます。
ネットバンキング以外での支払いは、乙号の手数料はペイジー対応のATMで、甲号の登録免許税は収入印紙を添付して提出することができます。
「登記・供託オンライン申請システム」の添付書類について
では、実際に「登記・供託オンライン申請システム」を利用してみましょう。
これまで、登記などの申請を行うときに必要だった添付書類は、オンラインで申請する場合にはどのようになるのでしょうか。
それは、「提出可能な添付ファイル情報」として、登記・供託オンライン申請システムのサイト内に一覧が出ています。
提出可能な添付ファイルは、次の通りです。
・不動産登記関係手続き
・動産譲渡登記関係手続き
・商業／法人登記関係手続き
・成年後見登記関係手続き
・供託関係手続き
・債権譲渡登記関係手続き
・電子公証関係手続き
以上の手続きに関して、オンライン申請で添付ファイルを作成することができます。
このとき、提出可能な添付ファイルが、手続きによって違ってくるので注意が必要です。
例えば、不動産登記規則に沿ってオンライン申請を行う場合、測量図や建物の図面などは、「図面情報ファイルの仕様」に従って作成することになり、電子署名も行います。
この電子署名についても細かい決まりがあります。
オンライン申請で添付書類に行う「電子署名」とは
それでは、添付書類に行う「電子署名」についてご説明しましょう。
今や日常生活やビジネスになくてはならないインターネットですが、やりとりをしている相手が誰なのか、本当のところは分かりません。
もしかしたら、別人が「なりすまし」をしているかもしれないのです。
交わした情報が「信頼できるものなのか？」というような心配もありますよね。
そこで、電子認証局が発行する「電子証明書」を使って、なりすましを防止したり、情報の改ざん防止を行うことになります。
この電子証明書の技術を使えば、今まで紙の書類に書いていた署名や捺印などを、電子化することができるのです。
登記・供託オンライン申請システムでは、「PDF署名プラグインソフト」を使って、PDFファイルに電子署名を行うことができます。
これにより、紙のときの添付書類と同じように、書類を作成した本人が自分の意思で署名捺印をしたことが証明でき、正式な書類として提出することができるのです。
「登記・供託オンライン申請システム」利用のすすめ
今回、「登記・供託オンライン申請システム」についてご紹介してきました。
最初の「電子証明書の申込み」やさまざまなソフトのインストールなど、時間や手間が掛かることが多く、面倒だと感じる方もいるかもしれません。
しかし、一度登録してしてしまえば、申請や複数ある添付書類もパソコンの前で集めることができます。
仕事を効率良くし、経費節減するためにも、オンライン申請をおすすめします。
