マンションの管理組合を機能させ理事会で問題を解決しよう!

マンションの「管理組合」や「理事会」などと言うと、「面倒くさそう」「できればやりたくない」などの声が聞こえてきそうですが、マンションで快適に暮らすには必要な制度です。

そして、マンションは管理組合がきちんと機能しているかどうかで、そのマンションの価値が決まると言われるほど、実は重要なポイントでもあります。

マンションで暮らすことで起こるさまざまな問題を解決するのが、管理組合の役目です。

では、その仕組みや役割を見ていきましょう。

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マンションの管理組合の基本

マンションの「管理組合」は、区分所有法(=建物の区分所有等に関する法律)によって定められていて、マンションに暮らす住民(=区分所有者)によって構成されている団体のことです。

マンションを購入すると、区分所有法によって住民は区分所有者となり、購入した部屋は専有部分として自由に使える権利を得ます。

それと同時に、専有部分以外の玄関エントランス、エレベーターをはじめとした、共用部分を区分所有者全員が共同で維持管理しなければならないという義務が生じます。

例えば、購入者がそこに実際に住まず、賃貸などで貸し出していたとしても、共用部分の維持管理をする義務に変わりはありません。

そして、管理規約に基づいて、理事長と会計、そのマンションの規模に応じた理事が総会で選出され、役員以外の人は組合員として、活動に参加することになります。

選出された役員で構成される「理事会」と、理事会を監査する「監事」が中心となって、管理組合の運営を行います。

マンション内の問題や提案などがあった場合、管理組合が総会決議を行って、住民の意思決定をします。

理事会が機能していればマンション内の問題も解決が早い

それでは、一般的なマンションでの住民の意思決定の方法を見ていきましょう。

①理事会で問題を検討

②理事会でまとまった議題を総会に提出

③総会で決議

以上のような流れで問題を解決していくことになります。

何か問題が起きたとき、理事会と管理組合が正常に機能していれば、すぐに問題を検討し総会が開かれ、住民の意思を確認することができます。

しかし、理事会と管理組合が正常に機能していない場合は、問題を解決することができません。

理事会や管理組合の活動に消極的な住民が多いマンションでは、問題が解決されないまま放置されてしまうことになります。

また、一般的に管理会社に管理業務を委託しているマンションが多くなっていますが、基本的には管理会社が問題を解決することはできません。

それは、問題の解決には住民の意思決定が必要だからです。

業務は管理会社に委託できても、マンションの管理組合運営は自分たちで行わなければなりません。

「管理費を払っているのだから、管理会社に任せておけばいい」という考えでは、実際に問題が起きたときに対処することができないのです。

マンションの理事会の役員はどうやって決める?

マンションの管理やそれを行う理事会の重要性について、お分かりいただけたことでしょう。

では、役員選出はどのように行われるのでしょうか。

一般的に、自分から名乗りを上げる「立候補」、他人が推す「推薦」、くじ引きなどで決める「抽選」、順番に役員になる「輪番」があります。

なかでも、不公平感をなくす、理事会に興味や関心を持ってもらうということで、輪番制を採用しているマンションが多いようです。

ちなみに、役員の任期に関してはそれぞれのマンションにもよりますが、1~2年が一般的です。

また、役員選出で問題になることとして、「誰もやりたがらない」「引継ぎが大変」「管理会社任せになっている」などが挙げられます。

マンションにおける理事会はとても重要な役割を担っているのですが、その分「面倒」というイメージがあるのかもしれません。

また、組合員である住民も問題が起きなければ、理事会の存在を意識しないということもあり、無関心になってしまう傾向もあるようです。

マンションの理事会が機能していないとお金の問題が起こりやすい

マンション内の大きな問題と言えば、「管理費」と「修繕積立金」が挙げられます。

特に問題になるのは、修繕費の不足から起こる「修繕積立金の値上げ」です。

マンションのローンは支払うことで完済されますが、管理費と修繕積立金は、マンションに住む限り払い続けなければなりません。

修繕積立金の値上げに関しては、どんな場合でも必ず理事会を通し、総会で住民の意見を聞くことになっているのですが、大規模修繕はいつか行わなければならないものです。

一時的に支払いを先に延ばしても、修繕をしない限り建物の劣化は止められません。

優良な管理会社に委託しているのであれば、それほど大幅な値上げをされることもないでしょう。

しかし、そうではない場合もあります。

また、理事会が機能せず、管理会社に任せっきりになっていた場合を考えてみてください。

マンションは戸数が多いので、その管理費だけでも年間で数千万円、修繕積立金は十数年積み立てるので億単位になることもめずらしくありません。

タワーマンションや大規模マンションですと、その数倍になります。

こらが万が一杜撰(ずさん)な管理をされていても、理事会がチェックしなければ気付くことはできません。

管理組合に関心を持たず、管理会社に任せっきりにするということは、そのお金を管理する権利を自分たちで放棄してしまうのと同じことと言えるでしょう。

マンションの理事会が機能していれば問題を未然に防げる

先程は、修繕積立金に焦点を当ててお話ししましたが、管理費に関する問題もたくさんあります。

一般的にマンションの管理費は、事務管理業務、防災防犯などの定期点検、機械式駐車場やエレベーターなどの保守点検などに支出されます。

また、マンション内の清掃、ゴミ置き場の管理や清掃、マンション周辺の清掃や植え込みなどの管理をすることにも使われます。

これを自分たちで行うのは大変なので、「管理委託費」を支払い、管理業務を管理会社に委託しています。

しかし、管理費のなかで一番多く掛かっているのが、この管理委託費なのです。

また、管理会社に払っている管理費は、一般的に高く設定されている傾向があります。

これはマンション購入時には管理会社が決まっていることがほとんどで、その後、理事会で費用の見直しがされていないために起こります。

その他にも、設備の管理について、定期的に全部の部品を換えるのか、劣化した部品のみを交換するのかで、費用は大きく削減できるのです。

自分の住んでいるマンションが、どのように管理されているのか詳細を知ることで、適正な管理費や修繕積立金に修正するチャンスになります。

このような見直しを実行していくのも、理事会の仕事のひとつです。

マンションの理事会を問題なく運営していくには

全て管理会社に任せきりという体制は、問題があると言わざるを得ません。

マンションの理事会を機能させ、自分たちが自主的に「管理組合運営」をしていくことが必要です。

そのためには次のことに気を付けてください。

【組合運営に継続性を持たせる】

管理組合の運営が長くなると、組合運営の経過や現在の問題点の詳細などが細かく引き継がれず、ぶつ切りのようになってしまう傾向があります。

特に役員を輪番で決めている場合は、その傾向が強くなります。

そうならないために、理事を半分づつ入れ替えるなどして、継続的な運営ができる体制作りが大切です。

【管理会社と距離を持つ】

これまでもお話ししてきましたが、マンションの管理を管理会社任せにしないことが大切です。

それには、管理会社とある程度の距離を持って接している方が上手くいきやすいです。

距離が近いと言いたいことが言えなくなってしまう、という可能性があるからです。

【重鎮に任せきりにしない】

理事長経験者や専門的な知識を持った人などが、「重鎮」として存在している場合、組合運営をその方に任せきりになってしまうことがあります。

こうした存在がいる場合、間違いや誤りなどが指摘できなかったり、反対意見を言えなくなってしまうこともあるでしょう。

それでは、管理会社に任せきりにしているのとあまり変わりがありません。

マンションは、そこに住むすべての住民のものです。

重鎮であれ、管理会社であれ、任せきりにしないことが大切です。

マンションの理事会は自主性を持って行う

何かの役員を引き受けるということは、責任もありますし、時間を取られるので、やりたくない方も多いと思います。

しかし、述べてきたように、管理会社に任せきりにしておくと、あとで自分たちが苦しむことになるかもしれません。

自分たちの住むマンションは、自分たちで管理するという気持ちを持って、より快適に暮らしましょう。